Het begon allemaal afgelopen februari, toen ik begon als stagiaire op de Public Relations afdeling bij de NOS. Een bedrijf dat iedereen kent en mij altijd intrigeerde. Op de agenda tijdens mijn stage stonden twee grote evenementen: een Online NOS feest en als klap op de vuurpijl het Eurovisie Songfestival. Geen enkele dag was hetzelfde en aangezien het een periode vol met hoogtepunten is geweest, zal ik mij voor nu focussen op het Eurovisie Songfestival dat plaatsvond van 18 t/m 22 mei in Ahoy Rotterdam. Als fan van het Songfestival was deze periode stiekem toch wel een droom die uitkwam.
Laat ik bij het begin beginnen. Op mijn tweede werkdag kreeg ik een rondleiding door het NOS gebouw, langs alle studio’s en andere collega’s waar ik mee zou gaan samenwerken. Op zichzelf was dit al heel gaaf om te zien. In het begin werkte ik gemiddeld een dag per week op kantoor. Naarmate de evenementen dichterbij kwamen, was ik ook vaker op kantoor te vinden.
De organisatie van het Songfestival
De NOS was een van de drie hostbroadcasters, en organiseert samen met de NPO en AVROTROS namens Nederland het Songfestival. Vanuit de pr-afdeling van de NOS zat ik in het team Ticketing, Sponsorships en External Relations van het Songfestival. Binnen dit team waren een collega en ik onder andere verantwoordelijk voor het script, de route en de planning en handeling van de Backstage Tours. Deze tours werden gegeven aan alle nationale en internationale sponsoren, maar ook aan de event- en technical suppliers. Tot op het laatste moment was het spannend of de tours konden doorgaan. Konden de tours wel op een Corona-verantwoordelijke manier? Hoeveel per dag en hoeveel deelnemers?
Op het eerste gezicht lijkt het niet veel werk, maar de communicatie tussen ons als organisatie en de deelnemers neemt aardig wat tijd in beslag. Zeker als zij een negatieve test moeten afnemen voorafgaand aan de aanvang van de tour. Of er last minute toch nog wat hobbels op de weg lagen. Doordat we met het team vanaf 10 mei in de “Songfestival bubbel” zaten, leer je iedereen goed kennen en weet je precies bij wie je moet zijn voor welke vraag.
Tijdens de tours kregen de deelnemers een exclusief kijkje achter de schermen van een van de grootste tv-producties ter wereld. Zo liepen ze langs de TV Compound (de plek waar de regisseurs bepalen wat jij thuis ziet) door de Delegation Bubble (de plek voor alle delegaties die met alle gemakken is voorzien, denk aan vocal therapie, was service, en fysiotherapie), door het Perscentrum (waar meer dan 80 persconferenties zijn gegeven), en niet te vergeten de Arena waar “the magic happens”. Zelf heb ik ook een paar tours gegeven, erg leuk om te doen. Vooral om je eigen werk realiteit te zien worden en de reactie van de deelnemers daarop.
Tussen alle bedrijven door hebben zowel Koning Willem-Alexander als Koningin Maxima een bezoek gebracht aan Ahoy waar ik een aantal voorbereidingen voor mocht treffen, zijn er 4 avonden geweest met een hospitality VIP ruimte, hebben we vier verschillende virtuele backstage tours gemaakt waarvoor we onder andere de stage designer hebben geïnterviewd, en is Italië er uiteindelijk met de winst vandoor gegaan.
Deze stage heeft mij onder andere geleerd wat er allemaal voor én achter de schermen komt kijken bij een groot evenement, om snel te schakelen en dat er voor ieder probleem een oplossing is.
Deze stage in een zin? What a ride!
